8 шагов к успешному внедрению ECM-решений

От переводчика. Внедрение ECM-системы представляет собой достаточно сложный процесс, результат которого во многом зависит от правильной организации. Предлагаем вниманию наших читателей перевод статьи исполнительного директора американской компании Crest Businness Solutions Хеманта Прасада, посвященной проблемам выбора и внедрения ECM-систем.   Как отмечает директор компании Gartner по исследованиям Том Белл, в 50% случаев внедрение ECM-решений оказывается неудачным, если на выбор вендора и планирование было потрачено менее 6 месяцев.   Если количество неудачных проектов действительно таково, то это должно вызывать беспокойства у тех, кто собирается внедрить ECM-решение, потратив на него несколько сотен тысяч долларов. ECM-системы обычно внедряются, чтобы сэкономить средства, уменьшить количество бумажных документов и создать единый репозиторий для всех пользователей. Нередко все это заканчивается тем, что система работает медленно, а пользоваться ей невозможно: слишком сложна она для повседневного использования, да еще и работает медленно. Повышенная сложность в сочетании с крайне низкой скоростью вызывают возмущение рядовых пользователей и портят жизнь ИТ-специалистам.

Что такое информационное ожирение и как с ним бороться

От переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить - или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей.  

Современные тенденции в области управления записями, часть 1

От переводчика. Занимаясь разработкой системы электронного архива и управления записями, мы внимательно отслеживаем все публикации, посвященные актуальным тенденциям в области электронного документооборота и электронного хранения документов. Недавно мы нашли в Интернете статью Марка Мендела, специалиста по управлению записями компании OpenText. Статья написана на материале зарубежной практике, во многом далеком от нынешних российских реалий, но представляет несомненный интерес, так как предвосхищает некоторые тенденции, с которыми нам еще придется столкнуться в реальном будущем. Пока на сайте Ассоциации по обработке информации и изображений опубликована первая часть статьи. Вторую часть мы обязательно переведем, как только она будет размещена на сайте. За последние несколько лет я пришел к выводу, что в связи со всеми последними изменениями наша отрасль вышла на качественно новый уровень. Изменения связаны с появлением новых факторов развития рынка, а также с тем, что вендоры предложили новые решения, соответствующие требованиям сегодняшнего дня. В первой части этой статьи будут рассмотрены новые факторы развития рынка. Во второй части мы попытаемся проанализировать, как эти факторы повлияли на профессиональное сообщество.

Управление записями: политики и процедуры

От переводчика. Предыдущая публикация, посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за соответствующий пост на портале Хабрахабр (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.   Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.   Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему? Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.   Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год. Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.   Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.

Не храните лишнюю информацию: это бьет по карману

От переводчика. Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях... Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться​ Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.   Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).   Занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы часто сталкиваемся с тем, что вопросам экспертизы ценности переводимых в цифровой вид материалов в организациях в подавляющем большинстве случаев не уделяется внимания. В результате в систему вводится все подряд, без разбора. Ввод и хранение лишних документов всегда сопряжены с дополнительными временными и финансовыми затратами. Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи? Размышления на эту тему представлены в статье Сьюзан Гудман (США), старшего вице-президента глобальной программы по управлению документами Банка Америки.

Восемь причин неудачного внедрения ECM-решений

От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы системы электронного архива, мы уделяем достаточно большое внимание проблемам теории и методологии ECM. Недавно на сайте консалтинговой компании Doculabs мы нашли интересную статью, посвященную организационно-методологическим аспектам проблем внедрения ECM-решений. Автор выделяет типовые случаи неудачного внедрения ECM и пытается проанализировать их причины. Многие из описываемых проблем актуальны и для современной российской практики. Приглашаем к обсуждению всех, чья профессиональная деятельность так или иначе связана с ECM-проблематикой.
Неудачи, с которыми приходится сталкиваться при внедрении ECM-решений, можно условно разделить на 3 группы:
 1. Неспособность адаптировать ECM-систему под нужды и потребности конкретной организации.
 2. Неспособность уложиться в конкретные сроки: внедрение ECM-решений обычно занимает больше времени, чем это изначально предполагалось.
 3. Невозможность уложиться в рамки планируемого бюджета. Возникает вопрос: каковы основные причины этих неудач? Что можно сделать для того, чтобы их избежать?

Внедрение ECM-решений: о чем говорить с клиентом, часть 2

От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы стараемся уделять особое внимание вопросам организационного-методологического характера. К сожалению, публикаций, посвященных вопросам методологии внедрения ECM-систем, очень и очень мало. Мы хотели бы предложить вниманию наших читателей переводной материал, являющийся продолжением нашего предыдущего поста. На первом этапе внедрение ECM-решений осуществляется первичное обследование организации клиента. Какая информация должна быть получена в результате обследования? На что следует обратить особое внимание? Надеемся, что статья заинтересует представителей самых разных областей деятельности, так или иначе связанных с ECM: технических специалистов, менеджеров, архивистов, документоведов .

Внедрение ECM-решений: о чем говорить с клиентом

От переводчика. На собственном опыте мы знаем, что грамотно выстроенное взаимодействие с клиентом является залогом успешного внедрения ECM-систем. Как адекватно оценить положение дел в организации клиента? Как выявить существующие проблемы и наметить пути их решения? На какие моменты в общении с клиентом следует обратить внимание в первую очередь? Публикаций, посвященных проблемам организации работы по внедрению ECM-решений, в русскоязычном Интернете практически нет. Предлагаем вниманию наших читателей переводной материал (оригинал см. здесь), в котором затрагиваются данные вопросы.

Огромную часть своего времени специалист по внедрению ECM-решений проводит в общении с клиентами. В итоге беседы должно сформироваться четкое представление о текущем положении дел клиента, о результате, который должен быть получен после внедрения решения, а также о том, какие шаги следует предпринять для достижения этого результата. В общении с клиентом могут быть затронуты самые разные темы, но внимание так или иначе должно быть сконцентрировано на следующих моментах:  

О чем не расскажет вендор: технические тонкости выбора ECM-системы

В предыдущей публикации мы описали различия между двумя типами программного обеспечения — системами управления документами и системами управления записями. Сегодняшняя публикация посвящена анализу очень важного практического вопроса: как выбрать систему, наиболее подходящую для решения конкретных задач конкретной организации. Сразу же отметим, что мы не собираемся склонить читателей к выбору какой-то определенной системы. Мы ставим перед собой задачу иного плана и хотим попытаться сформулировать методологические принципы, на основе которых можно подобрать необходимое программное решение.

ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям. Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей. Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.  

Польза и вред референс-визитов

Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями. 
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения. 

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс — илиреференц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв.

MoReq2010: не конец, а выход на новый уровень

На ближайшем заседании в Копенгагене будет закрыта рабочая программа MoReq2010, и Управляющий совет будет полностью реорганизован. Именно сейчас настал подходящий момент для подведения итогов работы в рамках программы MoReq2010.

Программа тестирования на соответствие спецификациям MoReq2010

На последней конференции Форума по управлению жизненным циклом документов, проходившей в Брюсселе, была оглашена программа аттестации, сертификации и тестирования стандарта MoReq2010. Программа тестирования программных продуктов, технических устройств и облачных решений на соответствие спецификациям MoReq2010 находится в настоящее время на стадии реализации.

Первой организацией, получившей аккредитацию на право проведения тестирования на соответствия спецификациям MoReq2010, стала компания StrategyPartners, работающая в Великобритании, Нидерландах, Германии и Швейцарии. Форум по управлению жизненным циклом документов выражает надежду, что в ближайшее время количество сертифицированных центров тестирования будет расти.

Организации, желающие протестировать собственные продукты, могут найти полный набор тестовых материалов здесь. В набор входят:

• Общий обзор и инструкции — все, что вам нужно знать по тестированию на соответствие MoReq2010;

• Предварительная анкета — заполняется при подаче заявки на тестирование;

• Тестовые модули - сценарии тестирования, а также данные для тестирования. Тест на соответствие состоит из 9 модулей (0, 1, 2, 3, 4, 5, 201 и 301).