Внедрение ECM-решений: о чем говорить с клиентом, часть 2

От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы стараемся уделять особое внимание вопросам организационного-методологического характера. К сожалению, публикаций, посвященных вопросам методологии внедрения ECM-систем, очень и очень мало. Мы хотели бы предложить вниманию наших читателей переводной материал, являющийся продолжением нашего предыдущего поста. На первом этапе внедрение ECM-решений осуществляется первичное обследование организации клиента. Какая информация должна быть получена в результате обследования? На что следует обратить особое внимание? Надеемся, что статья заинтересует представителей самых разных областей деятельности, так или иначе связанных с ECM: технических специалистов, менеджеров, архивистов, документоведов .

Внедрение ECM-решений: о чем говорить с клиентом

От переводчика. На собственном опыте мы знаем, что грамотно выстроенное взаимодействие с клиентом является залогом успешного внедрения ECM-систем. Как адекватно оценить положение дел в организации клиента? Как выявить существующие проблемы и наметить пути их решения? На какие моменты в общении с клиентом следует обратить внимание в первую очередь? Публикаций, посвященных проблемам организации работы по внедрению ECM-решений, в русскоязычном Интернете практически нет. Предлагаем вниманию наших читателей переводной материал (оригинал см. здесь), в котором затрагиваются данные вопросы.

Огромную часть своего времени специалист по внедрению ECM-решений проводит в общении с клиентами. В итоге беседы должно сформироваться четкое представление о текущем положении дел клиента, о результате, который должен быть получен после внедрения решения, а также о том, какие шаги следует предпринять для достижения этого результата. В общении с клиентом могут быть затронуты самые разные темы, но внимание так или иначе должно быть сконцентрировано на следующих моментах:  

О чем не расскажет вендор: технические тонкости выбора ECM-системы

В предыдущей публикации мы описали различия между двумя типами программного обеспечения — системами управления документами и системами управления записями. Сегодняшняя публикация посвящена анализу очень важного практического вопроса: как выбрать систему, наиболее подходящую для решения конкретных задач конкретной организации. Сразу же отметим, что мы не собираемся склонить читателей к выбору какой-то определенной системы. Мы ставим перед собой задачу иного плана и хотим попытаться сформулировать методологические принципы, на основе которых можно подобрать необходимое программное решение.

ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям. Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей. Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.  

Польза и вред референс-визитов

Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями. 
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения. 

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс — илиреференц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв.

MoReq2010: не конец, а выход на новый уровень

На ближайшем заседании в Копенгагене будет закрыта рабочая программа MoReq2010, и Управляющий совет будет полностью реорганизован. Именно сейчас настал подходящий момент для подведения итогов работы в рамках программы MoReq2010.

Программа тестирования на соответствие спецификациям MoReq2010

На последней конференции Форума по управлению жизненным циклом документов, проходившей в Брюсселе, была оглашена программа аттестации, сертификации и тестирования стандарта MoReq2010. Программа тестирования программных продуктов, технических устройств и облачных решений на соответствие спецификациям MoReq2010 находится в настоящее время на стадии реализации.

Первой организацией, получившей аккредитацию на право проведения тестирования на соответствия спецификациям MoReq2010, стала компания StrategyPartners, работающая в Великобритании, Нидерландах, Германии и Швейцарии. Форум по управлению жизненным циклом документов выражает надежду, что в ближайшее время количество сертифицированных центров тестирования будет расти.

Организации, желающие протестировать собственные продукты, могут найти полный набор тестовых материалов здесь. В набор входят:

• Общий обзор и инструкции — все, что вам нужно знать по тестированию на соответствие MoReq2010;

• Предварительная анкета — заполняется при подаче заявки на тестирование;

• Тестовые модули - сценарии тестирования, а также данные для тестирования. Тест на соответствие состоит из 9 модулей (0, 1, 2, 3, 4, 5, 201 и 301).