От переводчика. Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях... Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.
Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).
Занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы часто сталкиваемся с тем, что вопросам экспертизы ценности переводимых в цифровой вид материалов в организациях в подавляющем большинстве случаев не уделяется внимания. В результате в систему вводится все подряд, без разбора. Ввод и хранение лишних документов всегда сопряжены с дополнительными временными и финансовыми затратами.
Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи?
Размышления на эту тему представлены в статье Сьюзан Гудман (США), старшего вице-президента глобальной программы по управлению документами Банка Америки.
Отдаете вы себе в этом отчет или нет, но в вашей организации годами хранятся терабайты ненужной информации, сроки хранения которой давно истекли. Конечно, старую информацию можно передать тому, кому она, может быть, будет полезна — но можно подумать и о частичном избавлении от нее. Конечно, сохранение данных многим кажется традиционным и надежным способом. Однако во многих случаях это не так. Тема избыточной стоимости «вечного хранения» поднимается во многих публикациях. Прежде чем разобраться с финансовой стороной вопроса, попытаемся выяснить, что заставляет нас хранить архивные материалы в течение долгих сроков.
Мы займемся этим позже
Сколько раз вам приходилось сталкиваться со случаями, когда управление записями было первостепенной задачей? Отвечайте честно. Нередко в обсуждении того или иного проекта кто-нибудь да скажет, что часть записей необходимо удалить. Рациональное зерно в этих предложениях есть, однако приходится откладывать их на потом: ведь перед организацией стоят куда более важные задачи.
Закон Крайдера
Согласно закону Крайдера, стоимость хранения единицы информации каждый год уменьшается вдвое. Зачем разрабатывать политики управления записями, если приобретение дополнительного дискового пространства обходится дешевле?
Так безопаснее
Попытки очистки существующего контента сопряжены с различными рисками. Что будет, если контент удалить, а потом он опять понадобится? Лучше хранить его вечно и не трогать.
Развенчанный миф
Все приведенные выше объяснения, хотя они и выглядят сами собой разумеющимися, несостоятельны. Откладывание на потом — не выход; нередко к отложенному на потом контенту никто никогда не возвращается. Стоимость хранения мегабайта информации падает, а вот реальная стоимость удержания ненужной информации растет. Существующие исследования показывают, что общие затраты на хранение могут в 5-8 раз превышать стоимость оборудования. Кроме того, хранение ненужных данных влечет за собой необходимость периодически обращаться к устаревшим приложениям: а как еще можно открывать файлы устаревших форматов? Хранение избыточных данных невозможно без сознания избыточной инфраструктуры. Старые приложения не всегда могут быть запущены на новом оборудовании, поэтому иногда приходится еще поддерживать работу старого «железа». Все это требует существенных финансовых затрат, которые можно было бы использовать для других целей. Многие говорят, что хранить данные по истечении всех сроков хранения безопаснее; в подавляющем большинстве случаев, однако, это не так. Старые данные могут легко сработать против вас. Например, их смысловая ценность может быть утрачена: того контекста, в котором они были актуальны, больше нет.
Начинайте генеральную уборку уже сегодня
Для успешного решения проблемы лишней информации рекомендуем придерживаться следующих правил:
- Разработайте четкую стратегию управления записями;
- При разработке стратегий и подходов к управлению записями учитывайте специфику вашей организации;
- Убедитесь, что эти стратегии и подходы согласуются со всеми остальными вашими планами и проектами;
- Разработайте план хранения записей и настаивайте, чтобы сохранение корпоративной информации осуществлялось в соответствии с ним;
- Ответственно подходите к проблемам хранения, систематизации и удаления информации;
- При удалении старой информации старайтесь избавиться от ненужных приложений и ненужной инфраструктуры;
- Оценивайте значимость данных в контексте тех целей, для которых они были собраны и сохранены.
Комментариев нет:
Отправить комментарий